Materi Teknologi Perkantoran (KONSEP DATA & INFORMASI)

Konsep Data & Informasi

nformasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan  akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam  mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting  dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Pengertian Data

Berikut ini beberapa pegertian aata

• Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang dihadapi
• Data bisnis adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi
• Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.

Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata   yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata
adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat  memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai :

• Laporan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus.
• Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan.
• Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.

Jenis-jenis Data

Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

• Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.
• Teks adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-­masing item secara individual.
• Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrumen musik, suara orang atau suara binatang, gemericik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio.
• Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang ber­gerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.

Pengolahan Data

Pengolahan data adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan. Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data :

Data input

• Recording transaction, data ke sebuah pengolahan data medium  (contoh, punching number ke dalam kalkulator).
• Coding transaction, data ke dalam bentuk lain (contoh, converting  atribut kelamin female ke huruf F).
• Storing data or information, untuk pengambilan keputusan (potential
  information for future).

Data transformation

• Calculating, operasi aritmatik terhadap data field.
• Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah  jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu).
• Classifying data group-group tertentu
• Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif)
• Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan  nomor induk karyawan secara ascending)
• Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret  kedalam group triwulanan).
• Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data
  (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun).

Hirarki Data

Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data, rekaman (record), dan berkas (file),

• Elemen data adatah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagt menjadi unit data yang lairr. Pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan atribul lain yang berkaitan dengan pegawai. Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), Mom, itenk dan atribut.
• Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, Sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tinggal lahir seorang pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekarnan.Istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan baris.
• Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas. Berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang ber¬kaitan dengan suatu subjek. Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel mem-bentuk sebuah basis data. Sebagai contoh, sebuah basis data kepegawai¬an dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.

Hirarki Data

Pengertian Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut:

• Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
• Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik,
  akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi
  akan dilakukan.
• Informasi (Information) adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia (kent, 2008)
• Menurut Leitel dan Davis dalam bukunya “Accounting Information System” menjelaskan bahwa Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan serta lebih berarti bagi yang menerimany.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Informasi adalah sebagai data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu”.

Informasi adalah Aset Perusahaan

Aset Perusahaan

Dalam perusahaan dikenal 4M dan 1I yang merupakan aset perusahaan, yang meliputi: Mesin, Material, Modal, Manusia dan Informasi. Oleh karena iru, Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam mana­jemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.

Informasi adalah salah satu aset bagi sebuah perusahaan atau organisasi, yang sebagaimana aset lainnya memiliki nilai tertentu bagi perusahaan atau organisasi tersebut sehingga harus dilindungi, untuk menjamin kelangsungan perusahaan atau organisasi, meminimalisir kerusakan karena kebocoran sistem keamanan informasi, mempercepat kembalinya investasi dan memperluas peluang usaha. Beragam bentuk informasi yang mungkin dimiliki oleh sebuah perusahaan atau organisasi meliputi diantaranya: informasi yang tersimpan dalam komputer (baik desktop komputer maupun mobile komputer), informasi yang ditransmisikan melalui network, informasi yang dicetak pada kertas, dikirim melalui fax, tersimpan dalam disket, CD, DVD, flashdisk, atau media penyimpanan lain, informasi yang dilakukan dalam pembicaraan (termasuk percakapan melalui telepon), dikirim melalui telex, email, informasi yang tersimpan dalam database, tersimpan dalam film, dipresentasikan dengan OHP atau media presentasi yang lain, dan metode-metode lain yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi dan ide-ide baru organisasi atau perusahaan.

Ciri-ciri Informasi

Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999):

1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau inforrrasi itu benar.
2. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.
3. Informasi dapat memperbarui atau memberikan peru­bahan terhadap informasi yang telah ada.
4. Korektif Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi
   terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.
5. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada sehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

Manajemen Informasi

Kini, istilah manajemen informasi sangat populer. Yang dimaksud mana­jemen informasi tidak lain adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan informasi, penggunaan informasi seefektif mungkin, dan juga pembuangan terhadap informasi (yang tidak berguna lagi) pada waktu yang tepat (McLeod, 1998).

Ebert dan Griffin (2003) mendefinisikan manajemen informasi sebagai operasi-operasi internal yang mengatur sumber daya infor­masi dalam perusahaan untuk mendukung kinerja dan hasil bisnis.

Pengguna Informasi

Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam orga­nisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi).

• Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen tingkat atas
• pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain.

Level Manajemen dan Pengguna Informasi

Untuk memahami bagaimana informasi digunakan dalam mana­jemen, ada baiknya untuk mengetahui level-level manajemen dalam suatu organisasi. Manajemen biasa dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu mana­jemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat bawah (Ebert dan Griffin 2003).

• Manajemen tingkat bawah bertanggung jawab terhadap pengawasan dan pengendalian kegiatan operasional sehari-hari. Yang termasuk rnanajeamen tingkat bawah antara lain: penyedia (supervisor), kepala proyek, dan kepala bagian.
• Manajemen tingkat menengah bertanggung jawab dalam hal perencanaan dan koordinasi kegiatan-kegiatan jangka pendek yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi (pengendali­an manajemen). Termasuk dalarn kategori ini, yaitu manajer pabrik, manajer operasi, dan manajer divisi.
• Manajemen tingkat atas bertanggung jawab terhadap peren­canaan jangka panjang (yang biasa disebut rencana strategis) dan menetapkan tujuan organisasi. Termasuk dalam kategori ini yaitu direktur dan wakil direktur.

Level Manajemen dan Pengguna Informasi

Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan infor­masi yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-masing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat Yang berbeda-beda. Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail

Arus Informasi

Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar atau vertikal (Hall, 2001). Pada arah mendatar, informasi di­gunakan untuk mendukung kegiatan operasional, yang berupa informasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang, tagihan hutang, dan pengguna­an bahan-bahan mentah merupakan beberapa contoh informasi yang mengalir dalam arah mendatar. Adapun pada arah vertikal, informasi mengalir pada semua level manajemen. Arus informasi yang mengalir ke atas berisi rangkuman kinerja operasional. Semakin tinggi level mana­jemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan. Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran-anggaran.

Arus Informasi

Selain arus informasi mendatar dan vertikal, informasi juga mengalir dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi antara pelanggan dengan internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada pada tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal organisasi pada level manajemen tingkat atas.

Information output

• Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai  melalui monitor atau cetakan.
• Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan.
• Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran
  komunikasi.

Kualitas Informasi

Kualitas informasi (Prabu, 2006) diantaranya ditentukan oleh beberapa hal, yaitu :

• Relevan , dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Kadar relevancy informasi antara orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan masing-masing pengguna informasi tersebut. How is the message used for problem solving (decision masking)?
• Akurat, yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau menyesatkan bagi penggunanya, serta harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari informasi tersebut. Ketidak akuratan data terjadi karena sumber dari informasi tersebut mengalami gangguan dalam penyampaiannya baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun tidak sehingga menyebabkan data asli tersebut berubah atau rusak.
• Tepat waktu, Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi yang usang maka informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan kualitasnya pun menjadi buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan maka akan berakibat fatal sehingga salah dalam pengambilan keputusan tersebut. Kondisi tersebut mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah serta mengirimnya memerlukan teknologi terbaru.

Komponen keakuratan informasi 

• Completeness ; Are necessary message items present ? Hal ini dapat berarti bahwa informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah yang terjadi dalam suatu organisasi tersebut.
• Correctness ; Are message items correct ? maksudnya bahwa informasi yang diterima kebenarannya tidak perlu diragukan lagi. Kebenaran dari informasi tersebut harus dapat dipertanggung jawabkan.
• Security ; Did the message reach all or only the intended systems users? Informasi yang diterima harus terjamin keamanan datanya.
• Economy (Ekonomis); What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ?. Kualitas dari Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan juga bergantung pada nilai ekonomi yang terdapat didalamnya.
• Efficiency(Efisien); What level of resources is required for each unit of information output ?
• Reliability (Dapat dipercaya); Informasi yang didapatkan oleh pemakai harus dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap kualitas informasi serta dalam hal pengambilan keputusan setiap tingkatan manajemen.

Nilai Informasi

Fungsi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan dengan proses yang cepat dan tidak terduga. Hal itu mengakibatkan penggunaan informasi hanya berdasarkan perkiraan-perkiraan serta informasi yang apa adanya. Dengan perlakukan seperti ini mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah diambil maka pencarian informasi yang lebih tepat perlu dilakukan. Suatu Informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat). Besarnya nilai informasi yang tepat dapat didapatkan dari perbedaan hsil yang didapat dari keputusan yang baru dengan hasil keputusan yang lama dikurangi dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Penghitungan atas informasi yang tepat memberikan banyak manfaat diantaranya untuk menghilangkan pemborosan biaya yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan tersebut (Sofa, 2008).

Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

• Kemudahan dalam memperoleh, Informasi memperoleh nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.
• Sifat luas dan kelengkapannya, Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/ cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.
• Ketelitian (accuracy), Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
• Kecocokan dengan pengguna (relevance), Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
• Ketepatan waktu, Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/ usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
• Kejelasan (clarity), Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
• Fleksibilitas/ keluwesannya, Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
• Dapat dibuktikan, Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
• Tidak ada prasangka, Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
• Dapat diukur, Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

Kesalahan Informasi

Menurut Gordon B. Davis, kesalahan informasi adalah antara lain disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :

• Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
• Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
• Hilang/tidak terolahnya sebagian data.
• Pemeriksaan/pencatatan data yang salah.
• Dokumen induk yang salah.
• Kesalahan dalam prosedur pengolahan (contoh: kesalahan program aplikasi komputer yang digunakan).
• Kesalahan yang dilakukan secara sengaja.

Penyebab kesalahan tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut:

• Kontrol sistem untuk menemukan kesalahan.
• Pemeriksaan internal dan eksternal.
• Penambahan batas ketelitian data.
• Instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

Siklus Informasi

Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki  urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi
tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh
kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi
atau siklus pengolahan data , seperti gambar berikut :

Siklus Informasi

Klasifikasi Informasi Berdasarkan Penggunanya

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu :

• Informasi Strategis, Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi
  eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan  dan sebagainya.
• Informasi Taktis, Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi
  trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana  penjualan.
• Informasi Teknis, Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian.

Piramida Informasi

Test Kebutuhan Informasi

Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi :

• Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ?
• Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ?
• Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan  masalah ?
• Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ?

Pengetahuan

Pengetahuan (knowledge) adalah kombinasi dari naluri, gagasan, aturan, dan prosedur yang mengarahkan tindakan atau keputusan (Alter, 1992).

Proses Data, Informasi dan Pengetahuan

Sebagai gambaran, informasi yang dipadukan dengan pengalaman masa lalu dan keahlian akan memberikan suatu pengetahuan yang tentu saja memiliki nilai yang tinggi.